Welche Abläufe lassen sich mit KI automatisieren?
Ein guter Einstieg ist eine wiederkehrende Aufgabe mit einem klaren Ergebnis. Zum Beispiel: eingehende Anfragen einordnen, Informationen aus Dokumenten vorbereiten oder Antwortentwürfe erstellen. Entscheidend ist nicht, möglichst viel zu automatisieren, sondern einen überprüfbaren Ablauf zu bauen.
1. Feste Regeln oder KI?
Ein fester Datenimport oder eine eindeutige Wenn-dann-Regel benötigt oft keine KI. KI kann hilfreich sein, wenn Texte zusammengefasst, Inhalte eingeordnet oder unterschiedliche Formulierungen verarbeitet werden müssen. Prüfen Sie zuerst, ob eine einfache Schnittstelle oder Regel die Aufgabe bereits löst.
2. Voraussetzungen klären
Beschreiben Sie Eingang, Verarbeitung und gewünschtes Ergebnis. Prüfen Sie, ob die nötigen Daten zugänglich sind und Ihre Programme geeignete Schnittstellen haben. Legen Sie fest, welche Informationen verwendet werden dürfen, wer das Ergebnis erhält und wann eine Person übernehmen muss.
3. Mit normalen und schwierigen Fällen testen
KI kann falsche oder unvollständige Ergebnisse erzeugen. Testen Sie deshalb nicht nur einfache Beispiele, sondern auch fehlende Angaben, widersprüchliche Dokumente und ungewöhnliche Anfragen. Für unsichere Ergebnisse braucht es einen klaren Rückweg: nachfragen, zur Prüfung weiterleiten oder die Aktion stoppen.
Vor dem Pilotprojekt festlegen
- Eine Aufgabe und ein messbares Ziel, etwa Bearbeitungszeit oder Zahl der Korrekturen.
- Erlaubte Datenquellen und Zugriffe.
- Freigaben für Versand, Veröffentlichung oder Änderungen in anderen Systemen.
- Verantwortliche für Fehler, Wartung und die Weiterentwicklung.
Vergleichen Sie den Gesamtaufwand mit dem bisherigen Ablauf: Verarbeitung, Prüfung, Korrekturen und Betrieb. Eine schnellere Textausgabe allein zeigt noch nicht, ob die Automatisierung insgesamt hilfreich ist.
Ihre Aufgabe konkret besprechen
Beschreiben Sie Ihren Ablauf und die verwendeten Werkzeuge. Wir klären gemeinsam den nächsten Schritt.